¿Te ha pasado que tienes que unir 2 archivos Excel con los contactos recabados de miles personas las columnas no coinciden? No todos los registros poseen la información mínima necesaria, existen múltiples versiones del mismo archivo y, cuando creíste que habías terminado de unir estas listas - que te significaron tiempo, esfuerzo y un par de cafés - te das cuenta de que ahora tu base de contactos tiene correos duplicados y debes volver a invertir unas horas más en corregirlo.
Pero el café ya no hace efecto y mañana a primera hora debes enviar las invitaciones al seminario que dará tu empresa. Esto es el resultado de llevar un manejo de información más allá de sus capacidades, cuando en realidad lo que deberías hacer es simplificar el proceso y aumentar la efectividad para manejar tus contactos.
Los registros de contactos disgregados generan costos invisibles para tu empresa, por ejemplo, envíos de correos electrónicos a casillas inexistentes, contactos duplicados, campañas dirigidas a un público difuso o erróneo, desconocimiento de la vigencia real de los contactos, o un gran esfuerzo y tiempo en ordenar y estandarizar los registros de tus contactos, mermando la efectividad del trabajo realizado por tu equipo.
Suena tedioso, ¿no? Sin embargo, tenemos la solución a este problema, ya que transformamos estas horas en simples pasos para aumentar la efectividad de una base de contactos actualizada y libre de correos duplicados.
Aquí te compartimos 5 trucos para conseguir una lista de contactos 100% efectiva:
Paso 1: Uno solo formato para todos tus archivos. Si tus listas de contactos se encuentran en distintos tipos de archivos, como .xls y .xlsx, procura traspasarlos todos a un único formato. Así, te focalizas en una sola herramienta de trabajo para administrar tus registros. Sin embargo, asegúrate de manejar y conocer bien el formato que elijas, ya que éste se asocia a una herramienta determinada, por lo que debes manejarla en profundidad.
Paso 2: Siempre trabaja con respaldos. Esta información es crítica y perderla sería un dolor de cabeza. Mantén una política de respaldos para tus archivos de contactos, la cual puedes realizar manual o automáticamente, ya sea en una carpeta en tu ordenador, o bien, trabajada en la nube. Lo principal es que cuentes con respaldos diarios, semanales o mensuales, dependiendo del movimiento de la información.
Paso 3: Crear columnas para unificar la información. Una vez que cuentes con un solo formato para tus archivos, debes estandarizar o unificar el conjunto de columnas, ya sea en Excel u otro programa. Estos son los campos que contendrán la información de tu base de contactos y debes poner especial atención en la coherencia de los nombres de las columnas y el contenido de éstas, ya que, por ejemplo, puede suceder que en el campo de dirección se confunda con los teléfonos y el resto de los datos que no corresponden al tipo de información de la columna seleccionada.
Una vez hayas estandarizado las columnas, debes seleccionar el contenido de cada uno de los archivos y pegar la información en uno nuevo. Así, obtendrás un documento único con todos los registros de contactos y su información correspondiente.
Paso 4: Eliminar los registros duplicados. Cuando dispongas de la lista de contactos unificada, debes lograr identificar los registros duplicados, ya sea por nombre y apellido, o por correo electrónico, que son los campos más comunes.
Aquí es donde juega un rol importante la aplicación que usarás para eliminar los registros duplicados. Si no quieres contratar un programa que automatice este proceso, puedes hacerlo con programas como Excel o Word, aplicando técnicas como lo es el orden alfabético y la revisión manual.
Sabemos que esta segunda opción te ahorraría algo de dinero, pero tendrás que analizar si prefieres invertir en un programa automático o en gran parte de tu tiempo y esfuerzo al revisarlo manualmente.
Paso 5: Validar la calidad de los correos electrónicos. El correo electrónico es un medio de comunicación directo y económico, que nos permite contactarnos con nuestros clientes y potenciales clientes cada vez que lo estimemos necesario. Ahí radica la importancia de que éste se encuentre válido y actualizado.
La validación de los correos electrónicos es posible llevarla a cabo a través de múltiples servicios en la web, los que simplifican la revisión, ya que debemos confirmar que los contactos que se encuentran en nuestra base de datos están en permanente uso y no desactualizados, sino nos estaríamos comunicando con el más allá y no obtendríamos respuestas.
Así que busca un servicio que cuente con un sistema automático de validación y, de paso, que elimine los contactos duplicados. Si no, te espera revisar uno por uno, pero imagínate si tu base de datos llega a más de 30.000 registros. ¡Te tomaría una vida!
Si ya aplicaste estos 5 trucos… ¡Felicidades! Finalmente ya dispones de tu base de contactos con registro único y correos validados, y tienes todo lo necesario para iniciar tus campañas y sacarles el máximo provecho.
Futuro: Mantenimiento de la Base de contacto.
Mantener periódicamente la información de una base de contactos es fundamental para darle agilidad a tu negocio, pero esta tarea puede incluso llegar a ser más compleja que su conformación.
Requieres de una selección masiva de registros que sea precisa y rápida, donde la actualización masiva sea ágil y segura, independiente de la cantidad de contactos que posea tu base de datos.
Esto permite mantener actualizada la información necesaria para tu empresa, manteniendo el respaldo de los archivos y la seguridad del acceso a ella.
Por lo tanto, es fundamental que revises la vigencia de los correos que se encuentran en tu base de datos, ya que es la fuente que te permite contactar a tus clientes, realizar campañas y obtener resultados coherentes con la cantidad de contactos de tu cartera.
Olvídate de los formatos de archivos y extracción de los correos electrónicos duplicados. Déjanos a nosotros esa tarea. Carga los archivos desde Excel, CSV o XML masivamente y en un 1 día puedes llegar a conformar una base de contactos de 60.000 registros, sin duplicados, vigentes y en un solo lugar.
Comienza registrando a tu equipo de trabajo, para que carguen y trabajen sus bases de datos colaborativamente, en donde todos puedan cargar sus registros de contactos y unificarlos, con más de 40 campos disponibles, incluidos 6 campos flexibles para información adicional.
Y no tendrás que preocuparte por la validación de los correos electrónicos. Disponemos de 3 niveles de validación: estructura, existencia y recepción. La información de validez y vigencia se integran directamente a tu base, sin que tengas que intervenir en el proceso, logrando acceder a todos los campos e información ordenada y actualizada en un solo lugar.
* 15 archivos originales con hasta 50.000 registros.
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